Automatisation
Cette tâche que quelqu’un répète à la main chaque jour disparaît. Sans changer les logiciels que vous utilisez déjà et sans que votre équipe ait à apprendre quoi que ce soit de nouveau.
Le travail répétitif n’apparaît sur aucune ligne du bilan. Personne ne facture « deux heures par jour à recopier des données », alors il semble gratuit. Mais il ne l’est pas.
Une personne qui consacre 2 heures par jour à une tâche manuelle, pour un coût employeur de 20 € de l’heure, cela fait environ 9 000 € par an — pour cette seule tâche, pour cette seule personne.
La bonne question n’est pas combien coûte l’automatisation, mais en combien de mois elle est rentabilisée. Avec ces chiffres, une automatisation à deux mille euros est amortie en trois mois environ et, à partir de là, elle travaille gratuitement, chaque année.
Et il y a un coût qui n’apparaît même pas ici : les erreurs. Une commande mal saisie, une facture en double, un devis envoyé avec l’ancien prix. Cela coûte de l’argent et, surtout, cela coûte des clients.
Ce qui s’automatise
Il ne s’agit pas de secteurs, mais de façons de perdre du temps. Si vous en reconnaissez un, il y a des heures à gagner.
Du courrier électronique vers Excel, d’Excel vers le logiciel de facturation, du formulaire vers l’agenda. C’est la tâche la plus automatisable qui existe et celle qui génère le plus d’erreurs de saisie.
Des commandes qui arrivent par e-mail et entrent seules dans le systèmeDevis, contrats, bons de livraison, rapports. Quatre informations changent et le reste est un modèle.
D’une demi-heure par devis à deux minutesHoraires, délais, disponibilités, état d’une commande. Des questions dont la réponse est déjà écrite quelque part.
WhatsApp répond et ne vous transmet que ce qui demande du discernementCourrier, incidents, demandes. Quelqu’un passe un moment chaque matin à décider à qui revient chaque chose.
Chaque e-mail arrive déjà étiqueté, avec un brouillon de réponseDevis sans réponse, factures impayées, rendez-vous non confirmés. On les oublie toujours, parce que ce n’est pas urgent jusqu’à ce qu’il soit trop tard.
Un suivi automatique qui récupère des ventes déjà perduesTélécharger, croiser et mettre en page les mêmes données encore et encore.
Le 1er du mois, il est dans votre boîte mail, terminéTout ne vaut pas la peine, et commencer par la mauvaise chose est le moyen le plus rapide pour qu’un projet d’automatisation reste à moitié fait. Je classe les candidats selon quatre critères :
On obtient ainsi une liste ordonnée. Nous commençons par ce qui fait le plus mal et que l’on voit fonctionner en quelques jours, pas par le grand projet qui met six mois à donner signe de vie.
Je vous le dis avant de vous facturer, pas après :
Ma façon de travailler
Une demi-heure avec la personne qui fait la tâche, pas seulement avec celle qui dirige. Celle qui la fait sait où sont les vraies exceptions.
Ce qui s’automatise, combien d’heures par mois cela fait gagner, ce que cela coûte et en combien de mois c’est rentabilisé. Prix fixe sous 24 heures.
La première pièce fonctionne en quelques jours, pas en quelques mois. Elle est testée sur du travail réel avant d’aller plus loin.
Les vraies exceptions apparaissent à l’usage. Elles sont corrigées, et tout reste sous alerte au cas où quelque chose tomberait en panne.
Jusqu’à récemment, automatiser voulait dire RPA : des logiciels qui imitaient les clics d’une personne sur un écran. Cela fonctionnait, mais c’était fragile — il suffisait que l’éditeur déplace un bouton pour que tout cesse de fonctionner.
Il y avait en plus une limite stricte : cela ne marchait qu’avec des données ordonnées. Un e-mail écrit par une personne, un bon de livraison photographié avec un téléphone ou une commande au format libre restaient de côté, et c’est justement là que passe l’essentiel du temps dans une petite entreprise.
C’est cela qui a changé. On peut désormais automatiser aussi le désordre : lire un e-mail et comprendre ce qu’il demande, extraire les données d’un document scanné, rédiger un brouillon de réponse.
Le changement se voit dans la façon dont les gens cherchent : les recherches sur les agents IA ont été multipliées par plus de quinze en un an, tandis que celles sur la RPA sont tombées au tiers. Ce n’est pas une mode de gros titres : c’est que cela fonctionne désormais pour des cas où ce n’était pas possible avant.
Avec discernement, cela dit. L’IA s’utilise là où il faut interpréter ; le reste du processus passe par des connexions directes entre systèmes, moins chères, plus rapides et qui ne tombent pas en panne. Vous pouvez voir comment je l’applique au premier contact avec le client sur la page chatbot IA pour entreprises.
Questions fréquentes
Cela dépend du nombre de systèmes à connecter et du nombre d’exceptions du processus. La fourchette habituelle pour une automatisation précise va de quelques centaines à quelques milliers d’euros. L’important n’est pas ce chiffre mais le retour : lors du premier échange, nous calculons combien d’heures par mois elle fait gagner et en combien de mois elle est rentabilisée. Si le calcul ne tient pas, je vous le dis.
Non. Je travaille sur ce que vous avez déjà : votre facturation, votre CRM, votre messagerie, vos tableurs. L’automatisation se place au milieu et relie les pièces. Changer de système coûte cher, prend du temps et suscite des résistances dans l’équipe ; ce n’est presque jamais nécessaire.
Il existe généralement une alternative. Beaucoup permettent d’exporter automatiquement ou disposent d’une voie d’entrée des données. Quand il n’y en a aucune, on peut automatiser tout ce qui l’entoure, même si le système central reste tel quel. Je le vérifie avant de faire le devis, pas après.
Dans une petite entreprise, presque jamais. Ce qui se passe, c’est que la personne qui consacrait deux heures par jour à recopier des données les consacre à s’occuper des clients ou à vendre. Si votre objectif est de réduire les effectifs, je ne suis sans doute pas le bon prestataire : mes projets sont rentables quand ils libèrent du temps, pas quand ils le suppriment.
Tout ce que je mets en place comporte des alertes : si quelque chose casse, vous le savez et je le sais, vous ne l’apprenez pas par un client mécontent. Et la voie manuelle reste toujours disponible, pour qu’une panne ponctuelle ne vous bloque pas.
Cela y ressemble, mais non. La RPA classique imite les clics d’une personne sur un écran et casse dès que l’interface change. Ce que je mets en place relie les systèmes par en dessous, ce qui est plus stable, et n’utilise l’IA que là où il faut interpréter quelque chose de non structuré, comme un e-mail écrit par une personne.
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Une demi-heure sans frais. Nous repartons avec le calcul fait : combien d’heures par mois sont récupérées et en combien de temps c’est rentabilisé. Si ce n’est pas rentable, je vous le dirai.